Politique de confidentialité

1. Portée

Cette politique s'applique :

• aux utilisateurs de la plateforme (propriétaires, gestionnaires, administrateurs) ;
• aux données relatives aux locataires ou candidats locataires traitées via la plateforme ;
• aux visiteurs du Site.

L'utilisateur professionnel qui utilise la plateforme agit généralement à titre de responsable du traitement des renseignements personnels qu'il y téléverse.

2. Renseignements collectés

a) Renseignements fournis par l'utilisateur

• Nom, adresse courriel, numéro de téléphone
• Informations de facturation et de paiement
• Informations relatives aux immeubles, unités et baux
• Documents téléversés

b) Renseignements concernant les locataires

• Nom, coordonnées
• Historique de paiement
• Communications envoyées et notifications
• Données de candidature locative (emploi, références, occupants)

Ces renseignements sont fournis par l'utilisateur et demeurent sous sa responsabilité.

c) Données techniques

• Adresse IP
• Informations de navigation (pages consultées, liens cliqués)
• Journaux d'accès
• Données liées au suivi des notifications (livraison, ouverture, clics)

3. Finalités de la collecte

Les renseignements sont utilisés pour :

• fournir les services de gestion immobilière ;
• créer et gérer les comptes utilisateurs ;
• générer des documents PDF et des dossiers de preuve numérique ;
• permettre l'envoi et le suivi de notifications électroniques ;
• traiter les paiements et la facturation ;
• détecter et prévenir la fraude ;
• améliorer et sécuriser la plateforme ;
• respecter nos obligations légales.

4. Notifications électroniques et empreinte numérique

Les notifications envoyées via la plateforme sont associées à une empreinte numérique unique (chaîne de hash SHA-256) visant à assurer l'intégrité du document. Les données suivantes peuvent être enregistrées :

• date et heure d'envoi ;
• confirmation de livraison ;
• ouverture du message ;
• clics sur les liens ;
• métadonnées techniques pertinentes.

Ces informations peuvent être intégrées dans un dossier de preuve pouvant être utilisé devant le Tribunal administratif du logement. La Société ne garantit toutefois pas que ces éléments seront jugés recevables par un tribunal.

5. Consentement

En utilisant le Site, l'utilisateur consent à la collecte et à l'utilisation des renseignements conformément à la présente politique.

L'utilisateur s'engage à obtenir tout consentement requis de ses locataires ou candidats locataires avant de transmettre leurs renseignements via la plateforme, conformément à la Loi 25 et aux autres lois applicables.

6. Communication à des tiers

Nous pouvons communiquer certains renseignements dans les cas suivants :

• Fournisseurs technologiques : Amazon Web Services (hébergement, envoi de courriels via SES), Twilio (envoi de SMS), Stripe (traitement des paiements) ;
• Obligations légales : lorsque requis par la loi ou une ordonnance judiciaire ;
• Réorganisation : dans le cadre d'une fusion, acquisition ou vente d'actifs, avec un préavis raisonnable.

Les fournisseurs sont tenus de respecter des obligations contractuelles de confidentialité et de sécurité.

7. Hébergement et transfert des données

Les données sont principalement hébergées au Canada (région AWS ca-central-1). Lorsque des données sont transférées à l'extérieur du Québec, nous effectuons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée conformément à la Loi 25 afin d'assurer un niveau de protection adéquat.

8. Conservation des données

Les renseignements sont conservés aussi longtemps que nécessaire pour :

• fournir les services ;
• respecter nos obligations légales ;
• préserver l'intégrité des dossiers de preuve numériques.

Les données de candidature locative sont conservées pour une durée maximale de trois (3) ans, puis anonymisées. À l'expiration de la période de conservation, les données sont supprimées ou anonymisées de manière sécuritaire.

9. Mesures de sécurité

Nous mettons en place des mesures de sécurité administratives, techniques et physiques raisonnables, incluant :

• chiffrement des données en transit (TLS) et au repos ;
• contrôle d'accès restreint basé sur les rôles ;
• journalisation des accès et audit trail ;
• sauvegardes régulières et sécurisées ;
• chaîne de hash SHA-256 pour l'intégrité des notifications.

Aucune méthode de transmission ou de stockage n'est totalement invulnérable. Nous nous engageons à réduire les risques à un niveau raisonnable.

10. Gestion des incidents de confidentialité

Un incident de confidentialité correspond à un accès, une utilisation, une communication non autorisée ou une perte de données. En cas d'incident, notre procédure prévoit :

• évaluation rapide de la situation ;
• limitation de l'impact (containment) ;
• analyse des causes ;
• notification aux personnes concernées et à la Commission d'accès à l'information lorsque requis par la Loi 25 ;
• mesures correctives.

11. Témoins (cookies)

Le Site utilise des témoins (cookies) essentiels au fonctionnement de la plateforme, notamment pour :

• maintenir la session de connexion ;
• assurer la protection CSRF (sécurité des formulaires) ;
• suivre l'ouverture des notifications (pixel de suivi).

Nous n'utilisons pas de témoins publicitaires ni de pisteurs tiers à des fins de marketing.

12. Mineurs

La plateforme n'est pas destinée aux personnes de moins de 18 ans. Nous ne collectons pas sciemment de renseignements personnels auprès de mineurs. Si nous apprenons que des renseignements ont été collectés auprès d'un mineur sans le consentement parental requis, nous les détruirons dans les meilleurs délais.

13. Données agrégées

L'utilisateur consent à ce que des données quantitatives dérivées de l'utilisation de la plateforme soient utilisées sous forme agrégée et anonymisée à des fins d'analyse statistique, d'amélioration des services et de production de rapports sectoriels. Ces données ne permettent en aucun cas d'identifier un individu.

14. Droits des personnes concernées

Conformément aux lois applicables, toute personne peut :

• Accéder à ses renseignements personnels ;
• demander leur rectification ;
• retirer son consentement lorsque applicable ;
• demander la suppression de ses données lorsque permis par la loi ;
• demander la portabilité de ses données dans un format structuré et couramment utilisé.

La suppression du compte entraîne la suppression des renseignements collectés, sous réserve des obligations légales de conservation et de l'intégrité des dossiers de preuve numériques.

Les demandes doivent être transmises au responsable de la protection des renseignements personnels (voir section 15).

15. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi 25, la Société a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels.

16. Modifications

Nous pouvons modifier la présente Politique en tout temps. La version en vigueur est celle publiée sur le Site. En cas de modification substantielle, nous en informerons les utilisateurs par courriel ou par un avis affiché sur la plateforme.